BLOG

1 Giriş

Bu doküman, e-Fatura uygulamasına başvuru yapacak mükelleflerin yapması gereken işlemleri açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

2 e-Fatura Uygulamasına Elektronik Başvuru

Elektronik fatura uygulamasına başvuru yapmak isteyen mükelleflerin veya temsilcilerinin www.efatura.gov.tr adresindeki e-Fatura başvuru bağlantısına tıklayarak gerekli formları doldurup onaylamaları gerekmektedir.

      Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler için başvuru işlemi elektronik imza araçları (tüzel kişiler için MALİ MÜHÜR, gerçek kişiler için NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA ya da MALİ MÜHÜR) ile elektronik ortamda yapılmaktadır. Bu nedenle, söz konusu başvuru işlemi öncesinde mükelleflerin elektronik imza araçlarını temin etmiş olmaları gerekmektedir. Tüzel ve Gerçek kişiler için e-Fatura ve e-Defter uygulamasında kullanılacak olan Mali Mühür Sertifikasına başvurmak için, https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine tıklanır. Açılan sayfada ilgili alanlar doldurularak başvuru gerçekleştirilir. Bu adres üzerinden sadece Mali Mühür Sertifikası için başvurulabilir. e-Fatura ve e-Defter Uygulama Başvurusu ayrıca aşağıdaki adreslerden yapılmalıdır.

 - e-Fatura için; https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/

 - e-Defter için; https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/

      Başvuru için TÜBİTAK-KamuSM tarafından üretilen mali mühür sertifikası ve şifresi kullanıcıya teslim edilmiş olmalıdır. Aksi takdirde bu adreslerden mali mühürle başvuru yapılamayacaktır. Gerçek kişiler için e-Fatura ve e-Defter uygulamasında kullanılacak olan mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika başvurusu için ilgili sağlayıcı ile başvurularak e-imzanın/mali mührün temin edilmiş olması gerekmektedir. Aksi takdirde bu adreslerden e-imza/mali mühür ile başvuru yapılamayacaktır. Elektronik fatura başvuru formu ile ilgili bilgilere bir sonraki başlıkta yer verilmiştir.

Elektronik Fatura Başvuru Formunun Doldurulması

a) Mükellef Bilgileri ;

· Yararlanma Yöntemi: Mükellefler e-Fatura Uygulamasından aşağıda yer alan yöntemlerden birini seçerek yararlanabilirler.

 i. Portal (Gelir İdaresi Başkanlığı E-Fatura Portalı)

 ii. Entegrasyon (Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu)

 iii. Özel Entegrasyon Söz konusu yöntemlere ilişkin detaylı bilgiye www.efatura.gov.tr adresinden ulaşılabilir.

· VKN/TCKN: Başvurusu yapılan firmanın vergi kimlik numarası (VKN) girilecektir. Gerçek kişiler için TCKN alanına başvuru sahibinin TC kimlik numarası (TCKN) girilecektir. Yazılan VKN'nin geçerliliği için check-digit kontrolü ve diğer bir takım kontroller yapılmaktadır. Bu kontrollerden başarılı bir şekilde geçilirse formun aşağısında bulunan “Kaydet” düğmesi aktif hâle gelecektir. Girilen vergi kimlik numarası ya da T.C kimlik numarası herhangi bir kontrole takılırsa, kullanıcıya bir uyarı verilecek, “Kaydet” düğmesi pasif kalacak ve başvuru işlemine devam edilemeyecektir.

b) Şirket Sorumlusu Bilgileri

            Bu alanlara başvuruyu onaylayan şirket yetkilisinin bilgileri yazılmalıdır. Form eksiksiz ve hatasız doldurulup “Kaydet” düğmesine tıklandıktan sonra aşağıda ki şekilde ki gibi Kart Giriş ekranı gelecektir: Hâlihazırda mali mührünü aktif olarak kullanmakta olan mükelleflerin Tanımlı Kartlar alanında Java appleti çalıştığı andan itibaren önceden tanımladıkları AKİSKART otomatik olarak gelecektir. İlk kez mali mühür kullanılacaksa önce mali mührün sürücülerinin düzgün şekilde yüklenildiğinden emin olunması gerekmektedir. Sonrasında Kart Giriş ekranında Tanımla düğmesine basılır ve aşağıdaki Kart Tanımlama ekranı gelir: Bu ekrandan kütüphane dosyasını bulmak için Seç düğmesine tıklanır. Açılan pencereden “akisp11.dll” (genellikle C:\Windows\system32 dizininde bulunmaktadır) dosyası seçilir. Kart dosyası Kütüphane Dosyası alanına aktarıldıktan sonra Kart Tanımlama ekranının Kart Adı alanına bir isim yazılır. Kart ismi olarak 6 karakteri geçmeyen ve Türkçe karakter ve boşluk içermeyen bir isim (AKISKART, akiskart vb.) girilmelidir. Ekle düğmesine tıklanarak işlem tamamlanır. Kart tanımlama işlemleri bittikten sonra kart giriş ekranında tanımlı kartlardan tanımlamış olduğunuz kart ismi seçilir ve kart şifresi girilir. Sonra Giriş düğmesine tıklanır. Kart şifresi doğru biçimde girildiğinde Sertifika Bilgileri Kart Giriş ekranına yüklenecektir.

Sertifika bilgileri yüklendikten sonra İmzala düğmesine tıklanır ve böylelikle başvuru işlemi tamamlanmış olur. Gelir İdaresi Başkanlığı İşlem Başarılı onay mesajı ve dosya evrak numarası ile dönüş yapacaktır. Ayrıca oluşturulan başvuru formunun imzalı pdf hali ve diğer ek bilgiler Şirket Sorumlusu Bilgileri kısmında belirtilen e-posta adresine gönderilecektir. Herhangi bir teknik ya da mevzuatsal hata oluşursa onay mesajı yerine hata mesajı ve açıklaması ile bilgilendirme yapılacaktır. Form eksiksiz doldurulduktan sonra “Kaydet” düğmesine basılmalıdır. Önemli Not: Tüm bu uygulamaların çalışabilmesi için tarayıcınızdan java applet uygulamalarının çalışmasına izin vermeniz gerekmektedir.

2.1 Portal Yöntemi Elektronik Başvurusu   

Başkanlığın https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp internet adresinde sunduğu web uygulamasını, yani GİB-Portal yöntemini kullanmak isteyen mükelleflerin kılavuzun “Elektronik Fatura Başvuru Formunun Doldurulması” başlığında anlatıldığı şekilde e-Fatura başvurusunu yaparken Yararlanma Yöntemleri alanından Portal yöntemini seçmesi gerekmektedir. TÜBİTAK-KamuSM tarafından mali mühür sertifikası üretilen ve şifreleri teslim edilen mükelleflerin kullanıcı hesapları: - “Şimdi Başlamak İstiyorum” seçeneği seçilmişse hemen (Mali mühür teslim bilgisi KamuSM tarafından Başkanlığa henüz iletilmemişse iletildikten 1 gün sonra) - “01.01.20XX’da Başlamak İstiyorum” seçeneği seçilmişse 01.01.20XX’da açılır. ( Tarih seçeneği Başkanlığın gerekli görmesi halinde aktif hale gelmektedir.)

2.2 Entegrasyon Yöntemi Elektronik Başvurusu

    Bu yöntem çok sayıda fatura düzenleyen ve kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 çalıştıran mükelleflerin sistemlerini Başkanlık sistemine entegre ederek kullanabilmeleri amacıyla geliştirilmiştir. Entegrasyon yapmak isteyen mükelleflerin kılavuzun “Elektronik Fatura Başvuru Formunun Doldurulması” başlığında anlatıldığı şekilde e-Fatura başvurusunu yaparken Yararlanma Yöntemleri alanından “Entegrasyon” yöntemini seçmesi gerekmektedir. Ardından mükellefler www.efatura.gov.tr adresinde yer alan BAŞVURU alanına tıklayarak açılan sayfadan aşağıda görülen ekran ile giriş yapmalıdırlar. Mükellefler aşağıda görülen ekranda ilgili alanları doldurmalı ve BİS Raporlarını yüklemelidirler. Yapılan yüklemenin ardından kendilerine elektronik posta aracılığıyla iletilecek olan kullanıcı adı ve şifreleri kullanarak kılavuzlarda yer alan test planına göre testlerini tamamlamalı ve test sonuçlarını [email protected] adresine iletmelidirler. Test işlemlerini tamamlayıp gelir idaresi başkanlığından entegrasyon test onayı alan mükelleflerin canlı tanım formlarını aşağıdaki ekrandan yüklenecektir. Mükellefin canlı IP bilgilerini [email protected] adresi üzerinden gelir idaresi başkanlığına iletmesiyle yetki alınacak ve canlı ortama geçişi gerçekleştirilecektir. e-Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemlerini entegrasyon usulü ile gerçekleştirmek isteyen mükelleflerin entegrasyon çalışmaları tamamlanana kadar kullanıcı hesapları açılmayacaktır. Yapılan düzenlemeler ile kendilerine belli bir tarihe kadar uygulamaya geçme zorunluluğu getirilen mükelleflerden zorunluluk tarihine kadar entegrasyon çalışmaları tamamlanmayanların Portal hesapları gelir idaresi başkanlığı tarafından otomatik olarak açılacaktır. Entegrasyon testlerini bir yıl içinde tamamlayamayan mükellefler, uygulamayı e-Fatura Portalı üzerinden kullanmaya devam edecekler veya gelir idaresi başkanlığından izin alan özel entegratörlerle anlaşma yapabileceklerdir. Sonraki süreçte entegrasyon çalışmalarını başarıyla tamamlaması halinde e-Fatura Uygulamasını, gerçekleştirdikleri entegrasyon aracılığı ile kullanmaya başlayabilecektir.

2.3 Özel Entegrasyon Yöntemi Elektronik Başvurusu

TÜBİTAK-KamuSM tarafından mali mühür sertifikası üretilen ve şifreleri teslim edilen mükelleflerden özel entegratör aracılığıyla e-Fatura uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin kılavuzun “Elektronik Fatura Başvuru Formunun Doldurulması” başlığında anlatıldığı şekilde e-Fatura başvurusunu yaparken Yararlanma Yöntemleri alanından Özel Entegrasyon yöntemini seçmesi gerekmektedir. Mükellef, Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış kurumlara başvuru yaparak uygulamaya dâhil olabilir. Başkanlıktan özel entegrasyon izni alan kurumlar www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanmaktadır. e-Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemlerini özel entegratör aracılığıyla gerçekleştirmek isteyen mükelleflerin kullanıcı hesapları özel entegratör tarafından tanımlanana kadar aktive edilmeyecektir. Yapılan yasal düzenlemeler ile kendilerine belli bir tarihe kadar uygulamaya geçme zorunluluğu getirilen mükelleflerden, bu tarihe kadar e-fatura hesapları özel entegratörce aktif edilmeyenlerin, GİB portal hesapları Başkanlık tarafından aktif edilecektir.

2.3.1 Özel Entegratörlük Kâğıt Başvurusu

      Özel entegrasyon izni almak amacıyla Özel Entegrasyon Kılavuzu’nda yer alan açıklamalara uygun bilgi işlem sistemi altyapısını kurarak hazırlıklarını tamamlayan mükelleflerin www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan bilgiler çerçevesinde posta yolu ile başvuruda bulunması gerekmektedir.

3 Elektronik Mali Mühür Başvurusunda Bulunamayan Kullanıcılar İçin Başvuru

    Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin elektronik ortamda mali mühür başvurusu yapması esas olup bu yöntemle başvuru yapılamaması halinde (örn. %100 yabancı ortaklı kurumlar) posta yoluyla da mali mühür başvurusu yapılabilecektir. Elektronik mali mühür başvurusunda bulunamayan söz konusu tüzel kişi mükelleflerin aşağıdaki belgeleri Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (I) - Gelir İdaresi Başkanlığı (33.Müdürlük) Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Caddesi No:16 06110 Dışkapı / ANKARA adresine göndermeleri gerekmektedir. Mali Mühür başvurusu için gönderilen belgeler Başkanlığımıza ulaştığında evrakların eksiksiz olması halinde başvuru bilgileri KamuSM’ye iletilir. Sonrasında KamuSM başvuru sürecinde bildirdiğiniz yetkili kişinin e-posta adresine barkod numarası ve mali mühür başvurusunun tamamlanması için bir bağlantı adresi gönderir ve gerekli yönlendirmeler yapılır. Mali Mühür tesliminin ardından mükelleflerin 2. Bölümdeki bağlantıları kullanarak online e-Fatura veya e-Defter başvurusunu gerçekleştirmesi gerekmektedir. %100 yabancı ortaklı kurumların, adi ortaklıkların, kooperatiflerin, derneklerin, kollektif şirketlerin vb. kurum ve kuruluşların mali mühür başvurusu için gönderilecekleri belgeler:

1. Mali Mühür talebine dair bir dilekçe,

2. Mali Mühür Başvuru Formu ve Taahhütnamesinin doldurulmuş hali (imzalı, kaşeli), (http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/efaturabasvuru/MaliMuhurBasvuruFormuVeTaahhutna mesi.docx)

3. “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı, (http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/efaturabasvuru/ElektronikMaliMuhurSertifikaSahibiTaa hhutnamesi.pdf)

4. Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.)

5. Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.

4 Başvuru Sırasında Yanlış Seçilen Yöntemin Düzeltilmesi

e-Fatura Uygulamasına yapılan başvuru sırasında yanlış bir yöntem seçildiyse ya da seçilen yöntemin değiştirilmesine karar verildiyse Mükellef elektronik başvuru ekranından giriş yapıp tercih ettiği yöntemi seçerek güncellemesini gerçekleştirebilir. (E-Fatura Başvurusu yapmış ancak henüz sisteme dâhil olmamışsa - Kayıtlı Kullanıcılar arasında değilse).

5 e-Fatura Uygulamasını Kullanmaya Başlama

      Uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, Kayıtlı Kullanıcılar Listesinde ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-Fatura göndermeleri zorunlu değildir. e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesaplarının açılmasını takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve almak zorundadırlar.

       Buna göre e-fatura uygulamasında 7 günlük kağıt fatura kesebilme süresi hesabının aşağıdaki açıklamalara göre yapılması gerekmektedir;

a- E-Fatura uygulaması kapsamında 1/4/2014 tarihinden önceki dönemlerde e-Fatura uygulamasına girmesi zorunlu olmayıp bu tarihten önce uygulamaya başlayan mükellefler bu tarihe kadar e-Fatura ile matbu faturayı birlikte kullanabilirler. Ancak bu mükellefler bir mal veya hizmet teslimi için e-Fatura düzenlemişse matbu fatura düzenlemeyecektir. Matbu fatura düzenlenmiş olması halinde ise e-fatura düzenlenmemiş olmalıdır. Bu tarihten önceki dönemlerde e-Fatura yerine düzenlenen matbu faturalar VUK hükümlerine göre tevsik edici belge olarak kabul edilir.

b- e-Fatura Uygulamasına ilk defa giren mükellefler için 7 günlük sürenin hesabında giriş tarihi dikkate alınır ve ilk 7 günlük süre zarfında kayıtlı kullanıcılar ile arasındaki faturalaşmada e-Fatura zorunluluğu aranmaz. Bir başka ifade ile bu süre içinde matbu fatura düzenleyebilirler ve söz konusu faturalar 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre tevsik edici belge olarak kabul edilecektir.

C- e-Fatura uygulamasına muhtelif tarihlerde giriş çıkış yaptığı tespit edilen mükelleflerde ise; çıkış – giriş tarihleri arasında;

C.a- 7 günden az süre olması halinde, 7 günlük sürenin tespitinde önceki giriş tarihi esas alınır ve 7 günlük süre o tarih itibariyle işletilir. (Örn: Mükellef uygulamaya 1/1/2016 tarihinde girmiş, daha sonra 4/1/2016 tarihinde çıkmış ve 10/1/2016 tarihinde tekrar girmiş ise mükellefe tanınan 7 günlük süre 1/1/2016 tarihinden itibaren işletilir, ikinci giriş tarihi olan 10/1/2016 tarihi itibarıyla tekrar 7 günlük bir hak verilmez. Bununla birlikte mükellefin e-Fatura uygulamasında olmadığı 4-10/1/2016 tarihleri arasında e-Fatura düzenlemesi beklenemez.)

c.b- 7 günden çok süre olması halinde, 7 günlük sürenin tespitinde son giriş tarihi esas alınır ve 7 günlük süre o tarih itibariyle işletilir. (Örn: Mükellef uygulamaya 1/1/2016 tarihinde girmiş, daha sonra 4/1/2016 tarihinde çıkmış ve 1/2/2016 tarihinde tekrar girmiş ise mükellefe tanınan 7 günlük süre önce 1/1/2016-4/1/2016 tarihleri arasında işletilecek, 1/2/2016 tarihinden itibaren ise tekrar işletilecektir. Bununla birlikte mükellefin 4/1/2016- 1/2/2016 tarihleri arasında e-Fatura düzenlemesi beklenemez.)

d- E-faturaya kayıtlı olan bir mükellefin e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinden çıkarılması halinde bu tarihten itibaren (çıkarıldığı gün de dahil olmak üzere) e-fatura kesmesi ve alması beklenmez. (örneğin e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde bulunan bir mükellef 6/1/2016 tarihinde bu listeden çıkarıldı ise 6/1/2016 tarihinde başka bir e-fatura kayıtlı kullanıcısı tarafından kendisine e-fatura düzenlenmesi ya da kendisinin e-Fatura düzenlemesi beklenmez.)